Comité de suivi individuel

L'école doctorale SPI a mis en place un suivi personnalisé pour chaque doctorant.

Le comité de suivi individuel (CSI) est un dispositif de suivi des doctorants prévu dans l’arrêté du 25 mai 2016 modifiant l'arrêté du 25 mai 201 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat.

En lien avec cet arrêté, de nouvelles procédures liées au comité de suivi individuel (CSI) au cours du doctorat sont mises en place par l'école doctorale SPI, à partir de la rentrée universitaire 2022-2023.

Composition du comité

Le comité de suivi individuel (CSI) doit être composé de 2 membres qui ne participent pas à l'encadrement de la thèse dont 1 chercheur ou enseignant-chercheur désigné au moment de l'inscription.

➔ 1 chercheur ou enseignant-chercheur référent hors labo ou hors spécialité

interlocuteur privilégié du doctorant et de l’ED SPI tout au long de la thèse
le référent est rattaché à l’ED SPI et titulaire d’une HDR
- liste des personnels HDR de l'ED SPI
proposé par le directeur de thèse et validé par l’ED
désigné au moment de la demande d'inscription en doctorat (nom à préciser sur ADUM et sur la fiche de renseignements de l'ED, téléchargeable depuis l'espace personnel du doctorant).

➔ 1 chercheur ou enseignant-chercheur à fixer par le directeur de thèse et le doctorant avec une expertise dans le domaine de la thèse

hors équipe de recherche (au sens HCERES) du doctorant
n'ayant pas publié avec la direction de thèse depuis au moins 3 ans
n’ayant pas de collaboration en cours avec l’équipe de direction de thèse
dans la mesure du possible, est un membre externe à l’Université de Bordeaux
proposé par le directeur de thèse, en accord avec le doctorant
choisi dans les premiers 6 mois de la thèse.

Le directeur de thèse doit avoir obtenu l'accord des membres du CSI avant que le doctorant renseigne la constitution du comité dans ADUM.

Calendrier

Désignation des membres du comité

La déclaration des membres du comité est effectuée par le doctorant en accord avec son directeur de thèse.

Quand ?

Où ?

Membre N° 1 - référent

(hors labo, hors spécialité)

lors de la demande d'inscription en doctorat

- sur ADUM - rubrique Comité de suivi individuel
ET
- sur une fiche de renseignements de l'ED
(téléchargeable depuis l'espace ADUM du doctorant)

Membre N° 2

lors de la demande d'inscription en doctorat

- sur ADUM - rubrique Comité de suivi individuel
ET
- sur une fiche de renseignements de l'ED disponible sur ADUM
(uniquement si nom connu au moment de la demande d'inscription en doctorat)

Un 3ème membre (facultatif) peut être proposé par le doctorant, en accord avec la direction de thèse, dès la première année.

	Quand ?	Où ?
Membre N° 3 (FACULTATIF)	au cours de la première année	- sur ADUM - rubrique Comité de suivi individuel ET - sur une fiche de renseignements de l'ED disponible sur ADUM (uniquement si nom connu au moment de la demande d'inscription en doctorat)

Entretiens

Si 1ère inscription en doctorant entre septembre et décembre :
le CSI doit se réunir annuellement entre avril et juin.
Si 1ère inscription en doctorat en cours d'année universitaire (entre janvier et juin) :
décalage du 1er CSI entre septembre et mi-octobre.

CSI 1ère année	entre septembre et mi--octobre
CSI 2ème année	entre avril et juin
CSI 3ème année	entre avril et juin

Si 1ère inscription en doctorat en début d'année universitaire(entre septembre et décembre) et nécessité d'une 4ème année d'inscription dérogatoire (soutenance après décembre) :
organisation d'un 3ème CSI entre septembre et mi-octobre

CSI 1ère année	entre avril et juin
CSI 2ème année	entre avril et juin
CSI 3ème année	entre septembre et mi-octobre

Documents à fournir pour le CSI

Le doctorant doit communiquer aux membres du CSI, une semaine avant l’entretien, les documents suivants :

l'état d'avancement de ses travaux de recherche
- plan indicatif du rapport (document de deux pages maxi dactylographiées, rédigé par le doctorant)
  - I. Contexte et objectifs
  - II. Méthodologie
  - III. Résultats obtenus
  - IV. Conclusions : brève analyse des principales difficultés rencontrées et des avancées marquantes
  - V. Perspectives pour l'année à venir avec un échéancier jusqu'à la fin de thèse.
son portfolio
- document téléchargeable depuis l'espace personnel ADUM du doctorant dans la partie Espace Carrière

son rapport d'étape
- document complété et signé par le doctorant et la direction de sa thèse (directeur de thèse et/ou codirecteur)

l'annexe confidentielle(document facultatif)
- document rempli par le doctorant (le cas échéant) pour apporter des informations complémentaires sur le déroulement de sa thèse.
- ce document n'est pas communiqué à la direction de thèse.

Après le CSI

Le comité de suivi formule des recommandations et émet un avis circonstancié sur la poursuite en doctorat, dans un rapport écrit.

Ce rapport signé par les membres du comité est transmis au doctorant.

Dès réception de ce rapport, le doctorant doit déposer sur ADUM (rubrique : Comité de suivi individuel), dans un seul fichier PDF, les pièces suivantes dans cet ordre :

le compte rendu du comité de suivi,
le rapport d'étape
l'état d'avancement des travaux de recherche

Le rapport du CSI (datant de moins de 6 mois) doit obligatoirement figurer dans l’espace ADUM du doctorant au moment de la réinscription.

Foire aux questions

1. Je souhaite modifier la composition de mon CSI.

Le CSI est désigné pour la durée de la thèse. Il n'est pas possible de le modifier.
En revanche, il est possible de désigner un 3ème membre, choisi par le doctorant, en accord avec la direction de thèse, au cours de la première année.
Si besoin, le doctorant peut contacter l'école doctorale pour échanger sur la composition de son CSI, après la première année.

2. Mon codirecteur ou coencadrant peut-il faire partie du CSI ?

Le comité de suivi se déroule en trois étapes distinctes : présentation par le doctorant de l’avancement des travaux et discussion en présence du comité de suivi et de la direction de thèse, entretien avec le doctorant sans la direction de thèse, entretien avec la direction de thèse sans le doctorant.
La présence de la direction de thèse (directeur de thèse, codirecteur et coencadrant, le cas échéant) est donc nécessaire lors de la réunion du comité de suivi.

3. Un des membres du comité est extérieur à l'établissement et souhaiterait assister en présentiel à la réunion. L'école doctorale peut-elle payer les frais de déplacement ?

L’école doctorale n’intervient pas dans cette organisation et ne prend pas en charge les éventuels frais liés à ces réunions.

4. Que se passe-t-il si j'ai un avis réservé ou défavorable du CSI ?

En cas d’avis favorable sous réserve ou défavorable, la direction de l'ED, sur la base du CR du CSI, pourra demander à rencontrer le doctorant et/ou son directeur de thèse, le cas échéant.

5. Je rencontre des difficultés pendant ma thèse.

En cas de difficultés menaçant le bon déroulement de la thèse, le doctorant a la possibilité de remplir un document (annexe confidentielle) et l'envoyer par mail, aux membres du CSI, avant l'entretien, pour apporter des informations complémentaires.

Ce document n'est pas communiqué à la direction de thèse.

Mise à jour le 26/04/2023

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